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Inizio stagione termica: checklist per i manutentori

Per le imprese di manutenzione l'autunno è il periodo in cui le chiamate si concentrano: gli impianti vengono riaccesi, i guasti emergono tutti insieme e le agende si riempiono. Il calendario di accensione è fissato dal DPR 74/2013 per zona climatica; in zona E si parte a metà ottobre, in zona D dal 1° novembre. Il comune può comunque disporre deroghe in presenza di condizioni climatiche particolari, quindi conviene sempre verificare le ordinanze locali.

Vale la pena usare le ultime giornate prima del picco per mettersi in condizione di lavorare con ordine. Ecco una checklist pensata per chi gestisce molti impianti.

1. Parti dalle scadenze, non dalle telefonate

Il primo errore, in questa fase, è lavorare solo su chiamata. Estrai l'elenco degli impianti con controllo di efficienza energetica o manutenzione in scadenza nei prossimi mesi e contatta i clienti prima che siano loro a farlo. Così puoi distribuire gli appuntamenti nelle settimane meno cariche invece di rincorrere le urgenze a dicembre.

2. Verifica i contratti di manutenzione

Controlla quali contratti sono in rinnovo e quali hanno visite programmate non ancora eseguite. Un contratto non rinnovato per dimenticanza è un cliente perso senza motivo; una visita saltata è un problema di rapporto e, in certi casi, di responsabilità. Una lista aggiornata dei contratti con la prossima visita prevista è lo strumento più semplice per evitarlo.

3. Allinea libretto e anagrafica degli impianti

Prima di entrare nel vivo degli interventi, controlla che i dati degli impianti più vecchi siano completi: generatore, potenza, combustibile, data di installazione, eventuali sostituzioni. Un libretto con dati mancanti rallenta ogni intervento successivo, perché il tecnico deve ricostruire in cantiere ciò che avrebbe dovuto trovare già pronto.

4. Prepara la squadra e il magazzino

Pianifica i giri per zona, in modo da ridurre gli spostamenti, e verifica la dotazione dei ricambi più richiesti. Controlla anche che gli strumenti di analisi della combustione siano in regola con la taratura prevista dal loro costruttore o dalle procedure della tua azienda: un'analisi fatta con uno strumento fuori verifica espone il rapporto di controllo a contestazioni.

5. Chiudi le registrazioni subito dopo l'intervento

Ogni rapporto lasciato «da sistemare dopo» a novembre diventa un arretrato a gennaio. Il rapporto di controllo e la registrazione nel catasto regionale vanno chiusi il prima possibile, con le modalità e i tempi previsti dalla tua regione, che possono cambiare da un territorio all'altro. Se lavori anche su apparecchiature con gas fluorurati, ricorda che la comunicazione degli interventi alla Banca Dati segue una sua scadenza: verifica il termine sulla fonte ufficiale.

6. Prepara la fatturazione

Più interventi significano più documenti da emettere. Collegare ogni intervento alla relativa fattura evita di dover ricostruire a fine mese chi ha pagato e chi no, e riduce gli errori nei dati inviati al Sistema di Interscambio.

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